Privacybeleid

Privacy beleid DUCE 

DUCE is een kleine aanbieder voor gespecialiseerde ondersteuning en begeleiding aan kwetsbare kinderen en jongeren met een complexe problematiek. Er zijn situaties waarin persoonsgegevens door DUCE verwerkt worden. Het is daarom goed dat betrokkenen weten wat daarmee gedaan wordt en hoe de wensen met betrekking tot het verwerken van de gegevens kan worden aangeven. Daarover gaat dit privacy beleid.

Verantwoordelijke organisatie 

De verantwoordelijke organisatie voor de verwerking van de persoonsgegevens is: Dumfries Unlimited Care & Education (hierna te noemen DUCE).
Adres: Dynamostraat 32, 3083AK Rotterdam. KvKnummer: 87352796. 

Welke gegevens worden vastgelegd? 

DUCE verwerkt de persoonsgegevens van eenieder die gebruik maakt van onze diensten en/of omdat deze gegevens aan ons zijn verstrekt. Een overzicht van de verzamelde gegevens staat in Bijlage 1.1. 
Onder verwerken verstaat men: “De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen”.  

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming valt onder een verwerking: 

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

DUCE verzamelt voor een aantal doelen persoonsgegevens. Deze worden toegelicht in Bijlage 1.1. 

Hoe lang worden de gegevens bewaard? 

DUCE bewaard voor langere <jd deze gegevens, maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, tenzij we op grond van een wettelijke regeling deze gegevens langer moeten bewaren. Ook hier is een overzicht van gemaakt in Bijlage 1.1. 

Wat doen we ter beveiliging van jouw gegevens? 

Er worden van de persoonsgegevens geen fysieke kopieën gemaakt. De gegevens worden alleen beheerd in de door ons gebruikte systemen en software. De persoonsgegevens die door DUCE worden beheerd, zijn alleen toegankelijk via de door ons gebruikte software en zijn beveiligd met een wachtwoord. 

DUCE neemt de bescherming van de persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Mocht je het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@du-ce.org 

Welke rechten heb je ten aanzien van jouw gegevens? 

• Recht op informatie
  Je hebt het recht om aan DUCE te vragen of jouw persoonsgegevens worden verzameld. 

• Recht op inzage
  Je hebt het recht om te alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij DUCE vastgelegd en bewaard worden. Dit doe je door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met ons. Je krijgt dan een overzicht van jouw gegevens, na vaststelling van je identiteit. 

• Recht op rectificatie
  Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door DUCE. 

• Recht op wissen van gegevens
  Wil je niet langer dat jouw gegevens bij DUCE vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens, tenzij DUCE verplicht is om de gegevens, op grond van een wettelijke regeling te bewaren, bijvoorbeeld op grond van de Jeugdwet. 

• Recht op overdracht
  Mocht jij de gegevens nodig hebben die bij DUCE zijn opgeslagen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient DUCE al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij. 

• Recht op het indienen van een klacht Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat DUCE niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan door een mail te sturen naar info@du-ce.org 

• Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar). Wil jij niet dat STJDG jouw gegevens gebruikt? Dan heb je het recht op het stoppen van het gebruik van jouw persoonsgegevens, tenzij we verplicht zijn om jouw gegevens te gebruiken. Het gebruik maken van deze rechten kan via info@du-ce.org onder toezending van een kopie ID-bewijs waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, ID-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijn gemaakt. Het streven is om binnen een week te reageren en binnen 4 weken aan het verzoek te hebben voldaan. 

• Onze plichten DUCE is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan DUCE de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk: 

– De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke; 

– De doelen van de verwerking; 

– Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen; 

Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens; 

– De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist; 

– Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen. 

– Verstrekking aan derden. DUCE verwerkt veelal persoonsgegevens op grond van contractuele grondslagen alsmede een wettelijke verplichting.
Denk hierbij aan het aanbieden van diensten of producten. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kunnen wij de betreffende dienst niet aanbieden. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken als dit noodzakelijk is voor uitvoering van diensten of producten van DUCE. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

o Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. 

o ICT- diensten Wij geven nooit persoonsgegevens af aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. 

o Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU. 

o Datalekken
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de organisatie dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt DUCE dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd of indien DUCE een wettelijke verplichting niet nakomt, kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van DUCE worden behandeld. 

Disclaimer: Ons privacybeleid is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet-en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document. 

BIJLAGE 1.1. 

In deze bijlage is opgenomen welke gegevens we verzamelen, wat het belang is om deze gegevens te verzamelen en hoelang we het bewaren. DUCE krijgt van verschillende organisaties verzoeken om kwetsbare kinderen en jongeren te begeleiden en te ondersteunen. Om dit verzoek tot begeleiding van kinderen en jongeren goed te kunnen beoordelen, verzamelen we de volgende gegevens: 

• N.A.W.-gegevens
• Woonplaatsbeginsel
• Geboortedatum
• Geslacht
• Diagnostisch verslag
• Anamnese
• Juridische maatregel
  Deze gegevens worden verzameld voor een gerechtsvaardig belang, anders kunnen we het traject van in zorg nemen niet doorlopen. Om tot een volledig behandelplan te komen worden de gegevens ook gedeeld met onze sociaal partners, waarmee wij een samenwerkingsovereenkomst hebben. In deze samenwerkingsovereenkomst staan ook strenge eisen met betrekking tot de verwerking van deze persoonsgegevens. Indien wij een jongeren niet kunnen plaatsen dan worden de gegevens volledig verwijderd, zowel bij ons als onze sociale partners.
  Als wij het kind of de jongere in zorg nemen, verzamelen wij de volgende gegevens:
• BSN-nummer
• Identificatienummer (idenfiicatieplicht)
• Ontwikkelingsplan
• Beschikking
• Bepaling Jeugdhulp
• Individuele Dienstverleningsovereenkomst Partner Deze gegevens worden gebruikt om een overeenkomst uit te kunnen voeren. De gegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor het doel waarmee de gegevens verzameld zijn o.a. rekening houdend met de Jeugdwet. Het versturen van nieuwsbrieven.

Nieuwsbrieven 

DUCE stuurt via e-mail nieuwsbrieven. Deze nieuwsbrieven zijn enerzijds commercieel en anderzijds gericht op kennisdeling. Je naam en e-mailadres worden verzameld via het daarvoor bestemde formulier op de website van DUCE of door in het verleden verstrekte gegevens. 

Contact opnemen 

Jouw gegevens zullen verzameld worden als jij contact opneemt met DUCE via de website. In dit formulier wordt echter alleen gevraagd om de noodzakelijk benodigde gegevens om een voorstel of een dienst aan te kunnen bieden, zoals je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer. 

Sollicitaties 

Als je solliciteert op een vacature bij een van DUCE, wordt je brief en CV bewaard gedurende de gehele procedure. Na afloop van de sollicitatieprocedure worden al jouw gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij we jou expliciet toestemming vragen om de gegevenslanger te mogen bewaren. 

De website 

DUCE verzamelt jouw gegevens om de website en het websitebezoek te verbeteren. Dit gebeurt met Google Analytics. De gegevens zijn anoniem en zijn dus niet gebonden aan jouw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan informatie zoals de duur van je website bezoek of de pagina’s die je veel bezoekt. Je kan deze cookies aan het begin van het bezoek aan de website uitzetten. Alle gegevens worden alleen verwerkt met jouw uitdrukkelijke toestemming dan wel ter uitvoering van de overeenkomsten die worden aangegaan, dan wel omdat verwerking noodzakelijk is om jou in contact te brengen met potentiële relaties en/of opdrachtnemers. 

Samenwerkingspartners 

Van onze samenwerkingspartners verzamelen wij de volgende gegevens: 

• N.A.W.-gegevens
• CV (incl. geboortedatum)
• Registratienummers (BIG)
• VOG-verklaring Deze gegevens worden gebruikt om een overeenkomst uit te kunnen voeren.De gegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor het doel waarmee de gegevens verzameld zijn.

Personeel 

Van onze (oud) personeelsleden leggen we de volgende gegevens vast: 

• N.A.W.-gegevens, ook van eventuele partner
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Sollicitatiebrief
• Telefoonnummer
• Social media-accounts
• Opleidingen
• Loopbaan
• Competenties
• CV
• E-mailadres
• Kopie ID-bewijs
• BSN-nummer
• Bankgegevens
• E-mailadres
• Functie
• Loonbelastingverklaring
• Arbeidsovereenkomst
• Diploma’s
• Indiensttredingsformulier
• VOG-verklaring
• Salarisstroken
• Jaaropgave
• Declaraties
• Loonbeslag
• Arbeidsvoorwaarden
• POP- en Functioneringsgesprekken
• VSO of uitdienstbrief

Deze gegevens worden gebruikt om een overeenkomst uit te kunnen voeren maar ook voor o.a. salarisverwerking. De gegevens worden bewaard zo lang als nodig is voor het doel waarmee de gegevens verzameld zijn.